В сервисном центре Принтридж за 10 лет через руки прошли тысячи принтеров и МФУ. У каждого устройства своя история: 

- сколько отпечатали, 

- когда меняли картридж, 

- какие узлы уже изношены. 

И если техники мало, всё можно держать в голове или в обычных CRM, не заточенных под принтеры. Но когда заказов десятки в день, а на обслуживании сотни единиц техники по разным офисам - хаос неизбежен.

И дело не только в мастерах. Клиентам тоже нужен простой и прозрачный способ создать заявку, приложить фото или видео поломки, а потом видеть, что происходит с их принтером. Идеальный вариант - когда вся история обслуживания в одном месте, доступна и инженеру, и заказчику.

Мы перепробовали несколько решений. От самописных программ до дорогих CRM. Но пару месяцев назад нашли сервис, который закрыл ровно то, что нужно, и при этом не требует установки, работает онлайн и стоит адекватных денег.

Речь о платформе СтатусЛог

Что это за зверь и кому он нужен

Если коротко: СтатусЛог - это облачная программа для учета оборудования, ремонтов и расходных материалов. В первую очередь - принтеров, МФУ и картриджей. Но главное отличие от обычных учетных систем в том, что СтатусЛог заточен под двустороннюю коммуникацию и именно под работу с оргтехникой. То есть:

- Мастер и сервисный инженер видит полную историю устройства: счётчик, что меняли, какие были поломки, сколько стоит печать страницы с учетом всех вложений.

- Любой сотрудник клиента может создать заявку на диагностику буквально в пару кликов с фото, видео и голосовым комментарием.

- И самое важное: вся эта история не теряется, не лежит в переписке и не сгорает при увольнении менеджера.

Для нас, как для сервисного центра, это оказалось настоящим спасением. Но и обычному бизнесу, у которого 5–50 принтеров и МФУ, этот сервис даст очень много.

Допустим, в офисе клиента 10 принтеров и МФУ. Как сейчас ведется их обслуживание?

- Табличка с датами ремонтов? 

- Стикеры на корпусе: последний ремонт — 10.02?

- А может, зовут мастера когда что-то сломалось?

Всё это потеря времени, денег и ресурсов техники. Потому что:

- Нет точной стоимости печати. Клиент не может посчитать реальную себестоимость страницы с учетом всех картриджей, ремонтов и вашего времени. А платить за печать в 3 раза дороже рыночной - странная экономия.

- Теряется история. Если поменялся менеджер или сисадмин — всё, архив ремонтов исчез. Приходится начинать заново.

- Невозможно спланировать бюджет. Когда менять картриджи? Какие узлы уже на пределе? Кто за это отвечает? Без системы - никак.

СтатусЛог как раз создан, чтобы закрыть эти три главные боли.

Чем СтатусЛог удобен для сервисного центра

Возьмем наш опыт. У Принтридж есть своя база клиентов, и у каждого - парк техники. Раньше мы вели учёт в связке CRM + таблицы + чаты с клиентами. Информация расползалась, приходилось по 10 раз спрашивать а что там у вас с этим Kyocera было?. Сейчас всё иначе:

1. Учёт картриджей и расходных материалов — в одном месте

В СтатусЛог можно завести все принтеры и МФУ клиента, привязать к ним картриджи. Когда клиент меняет картридж в принтере, он наводит камеру смартфона на QR-код и нажимает кнопку Новый картридж. Таким образом, сотрудники сервисного центра и клиента видят сколько пустых картриджей на данный момент и сколько полных. Можно заранее договориться и доставке картриджей на заправку, а не ждать, когда останется последний и ситуация будет критическая.

Для сервисного центра это особенно важно: вы  можете заранее предложить клиенту замену, а не бегать в авральном режиме.

2. Точный расчёт стоимости копии (с учётом ВСЕХ затрат)

Самый ценный, на наш взгляд, функционал. Вы забиваете в систему:

- цену принтера 

- цену картриджей и других расходников

- стоимость ремонтов и обслуживания

И СтатусЛог автоматически считает реальную себестоимость одного отпечатка - с учётом амортизации техники, всех заменённых узлов, работы мастера. Это позволяет и нам, и клиенту видеть: выгодно ли печатать на этом устройстве, не пора ли менять принтер. Раньше такой точной цифры не было ни у кого. Все оперировали средней температурой по больнице.

3. История ремонтов — всегда под рукой

В СтатусЛог к каждому устройству привязан журнал обслуживания. Заходишь в карточку - и видишь:

- когда проводилась диагностика

- какие узлы меняли

- сколько это стоило

- какие были ошибки (в том числе — с фото/видео)

Для инженера это бесценно. Не нужно лезть в старые чаты, вспоминать а что мы тогда поменяли. Всё лежит в системе, привязано к конкретному принтеру с его серийным номером.

Чем СтатусЛог удобен для клиента

Мы настоятельно рекомендуем СтатусЛог и нашим клиентам - тем, у кого больше 5–10 единиц техники. Потому что он экономит их время и нервы.

1. Заявка на диагностику — за 10 секунд, с фото и видео. 

Забудьте про долгие письма на почту или бесконечные алло, у нас принтер не печатает, что делать?. В СтатусЛог клиент заходит в личный кабинет, выбирает проблемный принтер, нажимает Заявка, либо наводит камеру смартфона на индивидуальный QR-код, наклеенный на каждом принтере — и может:

- написать текстом, что случилось

- приложить фото ошибки на экране или дефекта печати

- записать видео или аудиосообщение с описанием

Инженер сразу видит проблему, понимает, ехать срочно или можно удалённо поправить. Время на диагностику сокращается в разы.

2. Вся история — в открытом доступе

Клиент видит то же, что и мастер: какой ремонт когда делали, что поменяли, сколько это стоило. Никакой тайны сервисного центра. Прозрачность повышает доверие и снимает лишние вопросы: а почему вы поменяли именно эту деталь?. Более того, если в компании сменился офис-менеджер, вся история не теряется. Зашёл новый сотрудник, получил доступ и уже в курсе, что с парком техники.

3. Можно забыть про бумажки и Excel

Система ведёт учёт оборудования автоматически. Вы не думаете, какой принтер когда ремонтировали. СтатусЛог сам хранит всю необходимую информацию, начиная от заявки клиента, до окончания ремонта и установки счётчика. 

Плюс двухсторонняя связь мастер ↔ клиент - этого вообще нет в большинстве систем. Они либо для клиентов (типа Helpdesk), либо для учёта (складская программа). СтатусЛог объединяет оба сценария.

Как мы используем СтатусЛог в Принтридж

Возьмём нашего любимого ветерана — Kyocera M2040dn. Сейчас у нас на обслуживании несколько сотен таких устройств в разных офисах. Раньше, когда клиент звонил с проблемой, мы тратили минимум 15 минут на то, чтобы вспомнить, что с этим конкретным аппаратом делали в прошлый раз, какие были счётчики на каждом ремонте.

Теперь в СтатусЛог:

1. У каждого МФУ и принтера - своя электронная Сервисная книга.

2. Привязаны ремонты, замены деталей, замены картриджей, пробег.

3. Клиент может открыть ту же карточку и видеть всё то же самое.

Итог:

- среднее время на обработку заявки сократилось на 40%

- клиенты перестали звонить с вопросом а почему у нас такой счёт? - потому что всё прозрачно в системе

- мы можем заранее сказать: у вас на принтере через 2 месяца пора менять печку, давайте спланируем визит

Это совершенно другой уровень сервиса

Если вы:

- сервисный центр или ИТ-компания, обслуживающая принтеры и МФУ

- офисный менеджер или сисадмин, у которого голова идёт кругом от учёта техники и расходников

- руководитель, который хочет считать реальную стоимость печати и планировать бюджет

Попробуйте СтатусЛог. Облачная программа, не надо ничего скачивать и настраивать. Вам дают два месяца бесплатно - этого более чем достаточно, чтобы завести всю технику, раздать доступы мастерам и сотрудникам и оценить удобство. Мы в Принтридж перевели на него всю базу, и ни разу не пожалели. Хаоса с учётом принтеров стало меньше, а времени на реальную работу и общение с клиентами - больше.